運用系統思考尋找提升團隊效能的突破口

緣起：適合應用系統思考的場景

前陣子在和一位企業客戶討論系統思考的內訓需求時，對方問我：「系統思考有沒有特別適合應用的場景？如果每個問題都要用系統思考處理，感覺好像很花時間？」

的確，相較於其他解決問題的方法，系統思考會針對問題當中因子之間的互動關係進行較仔細的分析並繪製成「系統圖」(systems map)，因此如果任何問題都要用系統思考，就難免會給人「很花時間」的感覺。

既然如此，在考量時間成本與效益的情況下，哪些類型的問題會比較適合使用系統思考呢？

回顧我在系統思考的學習以及為客戶提供服務的經驗，我認為至少有兩類議題特別適合使用系統思考，而其中一類是「牽涉到跨團隊、跨部門、跨組織的重要議題」，例如「跨團隊/部門大型項目的推動」、「組織的變革與戰略轉型」，以及「行業生態圈的發展」。這類議題往往有足夠的重要性，因此值得投入較多的時間好好分析。此外，這類議題也往往相對複雜，每一個牽涉其中的關係人往往只會看到系統的一部份，因此系統思考就特別能夠整合不同關係人的觀點，幫助決策者看見全貌，進而提高決策的品質。

第二類適合使用系統思考的議題，則是「與團隊效能相關的議題」。這類議題雖然沒有像前者那麼複雜，卻也有一定的複雜性，而且往往是團隊需要經常討論、覆盤的主題。因此，雖然一開始可能會需要花較長時間繪製系統圖，但是因爲這張系統圖可以經常被拿出來使用，因此平均花費的時間成本就會因為多次使用的「分攤」而被降低。

正好前陣子我在進行系統思考內訓時，參訓的學員們實作的主題正好是「團隊運作效能」。因此在徵得他們的同意後，我把他們的案例分享出來，希望讓對於系統思考有興趣的朋友，能夠對系統思考的應用場景更有感。

案例背景：關於A團隊

A團隊負責在一個大型組織推動變革，成員大約10人。為了推動變革的進展，A團隊需要協調組織內不同部門之間的協作。然而，由於A團隊在組織內並沒有正式的權威，而比較像是功能性的任務編組，因此在工作的推動上特別需要其他部門的支持與配合。此外，A團隊還有外部的專家與顧問作為諮詢委員，這些委員會不定期地對A團隊的工作提供指導意見。

最近這一陣子成員覺得團隊運作效能不佳，因此他們希望運用系統思考梳理團隊運作的現況，進而找到提升團隊運作效能的下手處。

A團隊當時使用的流程

為了幫助A團隊梳理它們的運作現況，首先我請A團隊的成員先分享彼此對於團隊運作的觀察，並且把這些觀察寫成文字。接著我請A團隊成員從這些被分享出來的信息當中，辨識影響他們團隊運作效能的因子，找出因子之間的因果關係，並且把這些因子與因果關係繪製成系統圖。